(1)- تقديم البحث
يتم تقديم نسخة إلکترونية مفتوحة من البحث في صورة ملف نصي (Microsoft Word 2010) أو أعلى مع استمارة بيانات البحث (تتضمن کافة بيانات البحث والباحث والتعهدات المطلوبة) معبأة مع صورة رقمية من تقرير الاقتباس العلمي إلى المحرر الفني بأحد طريقتين:
أ- البريد الإلکتروني المؤسسي الرسمي للمجلة (باسم السيد مدير التحرير).
ب- صفحة المجلة على بوابة بنک المعرفة المصري.
(2)- الفحص الأولي للبحث
يخضع البحث لفحص أولي من قبل مدير التحرير (أو رئيس التحرير في حالة عدم وجود مدير تحرير) للتأکد من :
أ- توافق موضوع البحث مع مجالات اهتمام المجلة (في حالة عدم التوافق يتم إرسال رسالة اعتذار إلکترونية إلى الباحث).
ب- التزام العمل بالشروط والمواصفات الشکلية المحددة في دليل النشر (في حالة عدم الالتزام يتم مخاطبة الباحث للالتزام بهذه الشروط والمواصفات في رسالة إلکترونية مرفقًا معها "دليل النشر" بالمجلة مع الاستعداد لتلقى نفس العمل بعد تعديله خلال أسبوعين على الأکثر).
(3)- سداد رسوم التحکيم المقررة
أ- في حالة أجتياز البحث للفحص الأولي يتم مخاطبة الباحث إلکترونيًا بضرورة سداد قيمة رسوم التحکيم خلال أسبوع على الأکثر بوسائل الدفع التي تقرها الکلية وفقًا لضوابط الدفع الحکومي.
ب- في حالة عدم سداد رسوم التحکيم خلال أسبوع على الأکثر من القبول الأولي للبحث، يعتبر القبول الأولي للبحث لاغيًا.
(4)- ضوابط تخصيص المحکمين
يتم اختيار المحکمين وفقًا للضوابط التالية:
أ- في حالة الأبحاث التي يقدمها أعضاء هيئة تدريس من داخل الکلية أو الجامعة، يفضل اختيار کلا المحکمين من خارج الکلية لضمان النزاهة وعدالة التحکيم وفقا لسياسة التحكيم المعمي.
ب- في حالة الأبحاث التي يقدمها أعضاء هيئة تدريس من خارج الکلية، يفضل اختيار المحکمين إما من داخل الکلية أو أن يکون أحدهما من داخل الکلية والآخر من خارج الکلية على ألا يکون أحدهما أو کلاهما من نفس الجامعة التي ينتمي إليها الباحث.
ج- يتم إرسال نسخة إلکترونية PDF مجهلة من الأبحاث (بدون أي إشارة عن بيانات الباحث) مع استمارة التحکيم الإلکترونية إلى المحکمين عبر البريد الإلکتروني المسجل في قاعدة البيانات.
د- لا يجوز إرسال نسخة ورقية مطبوعة من الأبحاث إلى المحکمين سواء کان من داخل الکلية أو من خارجها.
هـ- يجب ألا يزيد عدد الأبحاث المحکمة من خلال محکم واحد عن ثلاثة (3) أبحاث سنويًا.
و- يجب ألا يقوم محکم واحد بتحکيم أکثر من بحث لنفس الباحث سنويًا.
ز- في حالة اختلاف المحکمين من حيث قبول البحث للنشر أو عدم قبوله يرسل البحث لمحکم ثالث لإبداء الرأي الذي يرجح الموافقة على النشر أو عدمه.
(5)- فترة التحکيم
أ- يحدد مجلس التحکيم فترة استرشاديه للتحکيم يتم النص صراحة في الرسالة المرفقة عند إرسال البحث للمحکم.
ب- إذا لم يرسل المحکم التقرير عن البحث خلال الفترة المنصوص عليها، يتم مخاطبته تليفونيًا أو إلکترونيًا مرة ثانية وأخيرة لإرسال التقرير خلال فترة أخرى. فإن لم يرسله يحق لرئيس التحرير اختيار محکم بديل وإخطار المحکم الذي تجاوز المدة بسحب تحکيم البحث منه لتأخره.
(6)- فترة إجراء التعديلات
أ- في حالة وجود تعديلات ينبغي على الباحث استيفائها، يتم إرسال التعديلات والملاحظات المطلوبة من الباحث للرد عليها أو استيفائها خلال فترة يحددها مجلس التحرير، على أن يتم النص صراحة على ذلک في الرسالة الإلکترونية المرسلة.
ب- إذا لم يرسل الباحث الرد أو البحث بعد تعديله بعد انتهاء الفترة المشار إليها، يتم مخاطبته تليفونيًا أو إلکترونيًا مرة ثانية وأخيرة لإرسال المطلوب خلال فترة أخرى. فإن لم يرسله يحق لرئيس التحرير إلغاء تحکيم البحت، مع عدم أحقية الباحث في استرداد رسوم التحکيم في هذه الحالة.